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市政协机关公文管理制度(试行)

发布日期:2018-04-04 来源:牡丹江市政协

第一章 总 则

第一条 为使机关的公文处理工作科学化、制度化、规范化,依据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)有关规定和工作需要,制定本制度。

第二条 办公室文件收发、管理工作在秘书长的领导下进行,由秘书科承担,各专委会和办公室其他科室配合。

第三条 办公室秘书科确定专职人员负责文件收发、管理工作。

第四条 办公室设立文件收发和保管的档案室。档案室按有关要求配置相应设备。

第五条 文件收发、管理工作,必须严格执行《国家保密法》及相关法律、法规。 

第二章 收文处理

第六条 签收。外单位送交的公文,统一由办公室秘书科负责签收。非紧急特殊情况、无拟办意见的公文,原则上不得直接送交市政协领导。签收公文要认真检查,逐件清点,发现问题,及时采取处理措施。 对不符规定、不应签收的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

第七条 登记。秘书科对当日收到的公文要及时逐件进行分类、登记。登记应将公文标题、发文机关、文号、密级、份数、收文日期及传递办理情况逐项填写清楚。急件随到随登记,立即分办送阅。收文登记本和存入电脑的文件目录应视同机要件保存。

第八条 分送。秘书科对当日收到的公文登记后,随文附《文件处理单》送办公室主任提出拟办意见。凡涉及到安排市政协领导出席的重要会议、重要活动,送办公室主任阅批协调。

第九条 拟办。办公室主任根据公文内容,提出公文办理意见和送阅范围。阅知性公文,应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文,应提出拟办意见报政协领导批示或转有关委办办理,需两个以上委办办理的公文,应当明确主办部门。有些重要或机密性较强的文件虽不需办理,也要提出阅读分发意见。

做好拟办工作,要认真研究来文的内容和发文机关的要求,周密考虑适宜的处理方案,拟办意见应简明扼要。

第十条 传阅。按照自上而下、逐级传阅的原则,办公室提出拟办意见的公文及信件,秘书科应按照领导同志排序及时依次送阅审批,领导阅批后,秘书科及时取回办理。对具有时效性要求的传阅件,根据收文份数,可采取“并联”方式分别传阅,即副秘书长以上领导传阅一份、各委办传阅一份。特殊情况下,也可按实际需要调整传阅顺序。

传阅文件原则上做到当日阅签,密级文件严禁在阅文对象处过夜,如遇阅文对象出差等特殊情况,按传递顺序顺延后可补签。由文件管理人员逐人送取,阅文对象之间不横传。收回阅文夹时,要检查阅文对象是否签字,清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示,要及时落实或交办。

第十一条 批办。政协领导、秘书长对公文进行批示,提出办理意见。办理意见应当简明,并指明承办部门或承办人,紧急公文应注明办理时限。

第十二条 承办。凡需要市政协贯彻执行的公文,由办公室或相关委办承办。

(一)承办公文应按照即来即办的原则,正确区分轻重缓急有序办理,不得延误、推诿。办理结果要及时向领导汇报反馈。

(二)对需要转发贯彻执行的公文,办公室或相关委办要根据领导的批示草拟转发文件,并按照发文程序审批。

(三)对只需要知晓内容、了解情况的公文,在公文处理单上签名即可。

(四)公文承办完毕,承办人要在《公文处理单》上注明承办结果、承办人和完成时间。

第十三条 催办。办公室秘书科对领导批示或转交有关部门办理的公文,应当及时催办,做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。对逾期未办的公文,要查明情况和责任,逾期情况定期汇总后报秘书长和主席,并反馈相关委办。

需要催办的公文主要有以下几类:一是需要答复的上级机关对市政协的公文;二是向政协联系工作、商洽事务的公文;三是各县(市)区政协向市政协的请示、报告类公文;四是市政协转交办理,需要对方回复的公文;五是传递超时的公文。

第十四条 立卷。公文办结后应及时将公文底稿、文印件和有关材料整理立卷。

第十五条 归档。公文归档应根据公文的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷,完整地反映本机关的主要工作情况,并便于保管、查找和利用。归档文件应设立两套案卷、及时移交档案室。 

第三章 发文处理

第十六条 对以市政协委员会、市政协党组、市政协办公室名义制发的文件,要认真做好审核、登记、送印、施印、分装、传递、归档工作。

第十七条 公文签发

(一)公文签发按照自下而上的原则办理。《政协牡丹江市委员会文件》、《中共牡丹江市政协党组文件》,拟文单位拟文、签字后,经办公室秘书科、秘书科主管主任、办公室主任初审,呈秘书长审核并签署意见后,由主席、党组书记或授权的常务副主席、党组副书记签发。涉及其他副主席分管的工作,须经分管副主席审阅后,再签发。

(二)经常委会议、主席会议、党组会议通过的向市委、市政府提出的建议案或公文,经秘书长审核后,由主席或其授权的常务副主席签发;转送有关部门的调查、视察报告,经秘书长审核,分管副主席审阅后,由主席或授权的常务副主席签发。

(三)《政协牡丹江市委员会办公室文件》、《政协牡丹江市委员会办公室函》,拟文单位拟文、签字后,经办公室秘书科、秘书科主管主任、办公室主任初审,呈秘书长审核并签署意见后签发。

(四)市政协与市委、市人大、市政府联合发文,经分管副主席或秘书长审核并签署意见后,由主席签发;市政协办公室与市委办公室、市人大办公室、市政府办公室联合行文,由秘书长审核并签署意见后,由秘书长签发。

(五)各专委会需以办公室名义发的文件,应送办公室按程序签发。

(六)签发文件或修改文稿一律要签署本人的姓名、意见和时间。文件起草人、核稿人等要在文件底稿上签名。

第十八条 登记。秘书科要设立专门的发文登记本,对已经领导审签的文稿进行登记。登记的项目有:发文字号、文件标题、秘密等级、分发范围、印刷份数、送印日期。登记前,应仔细检查领导签发的手续是否完备,文件版式格式标注的项目有无遗漏和差错,附件是否齐全,办文程序是否正确。

第十九条 送印。对拟印的文件作好登记后,文件起草单位要及时送印,付印时要履行文稿交接手续。文稿的校对工作,由文件起草单位负责。

第二十条 施印。除会议纪要和有特定版头的普发性文件以及铅印的文件外;其他文件都应加盖相应的印章。文件施印必须压盖文件署名和成文日期,印痕平正。

第二十一条 传递。文件的传递可根据不同情况,分别采用内送和外投的方式,发市政协内设机构的文件一般采用内送方式;其他受文单位采用外投方式。

第二十二条 归档。文件发出后,文件管理人员应将领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理,定期归档。 

第四章 文件管理

第二十三条 文件的阅读传达。文件的阅读传达应严格按发文机关的要求执行。如需扩大阅读传达范围,必须经发文机关批准。

第二十四条 文件的复制。原则上文件不得翻印复制,确因工作需要翻印或复制文件,须经文件制发机关同意,并请示保密机关。经批准同意翻印或复制的文件,按正式文件一样管理,不得任意扩大阅读范围。

第二十五条 文件的清退、销毁。文件管理人员每年要对上年度的文件进行清理,要按要求清退并写出书面报告。对上交、归档以后余留的文件,要进行登记整理,经有关负责人批准后,到保密部门指定的地方销毁。

第五章  附则

第二十六条  本制度由市政协办公室负责解释,未尽事宜按上级有关规定办理。



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